Chefsekretariat
Im Chefsekretariat laufen die Erwartungen der Leitung, des Hauses und der Öffentlichkeit zusammen. Unsere Trainings behandeln die Gespräche und die Organisationsaufgaben im Vorzimmer. Einzelne Plätze können Sie im offenen Kölner Programm buchen. Ebenso möglich sind ein Inhouse-Training für Ihre Assistenzen und ein Coaching am eigenen Arbeitsplatz.
Zwischen Leitung, Haus und Öffentlichkeit
Das Vorzimmer stimmt Termine ab, bereitet Sitzungen vor und bearbeitet Anliegen, die an die Leitung gerichtet sind. Es kommuniziert dabei in drei Richtungen: zur Leitung, ins Haus und nach außen. Anweisen kann es niemanden, es steuert aber den Zugang. Deshalb zählen Diskretion, klare Absprachen und ein sicherer Ton, auch wenn Anrufer:innen oder Kolleg:innen drängen.
Wir üben solche Gespräche und arbeiten an der Organisation des Vorzimmers. Im offenen Seminar lernen Assistenzen aus verschiedenen Häusern miteinander. Inhouse richten wir die Inhalte auf Ihre Zusammenarbeit mit der Leitung aus.
Typische Übungssituationen aus dem Vorzimmer
Vier Lagen aus dem Vorzimmeralltag, jede in eine andere Richtung. Zu jeder nennen wir den Baustein, in dem wir daran arbeiten.
So arbeiten wir daran
Im Seminar „Sicher auftreten“ klären die Teilnehmer:innen zuerst, wo sie sich sicher fühlen und wo weniger und wie Souveränität entsteht. Dann üben sie, die eigene Position zu bestimmen, zu vertreten und sich im Gespräch konstruktiv durchzusetzen, auch in Konfliktsituationen. Die Szenen kommen aus den Vorzimmern der Gruppe, die Rückmeldung zu Stimme, Haltung und Formulierung kommt von der Gruppe und von der Trainerin.
So arbeiten wir daran
Am Telefon fehlen Blick und Körpersprache, deshalb arbeitet der Baustein „Kommunikation und Konfliktbewältigung am Telefon“ mit dem, was hörbar ist: Aufbau des Beratungsgesprächs, Frage- und Argumentationstechnik, Umgang mit Beschwerden und Einwänden, Vermittlung ablehnender Entscheidungen. Geübt wird an Anrufen, die die Teilnehmer:innen selbst erlebt haben. Dazu kommt der Umgang mit den eigenen Emotionen nach einem solchen Gespräch.
So arbeiten wir daran
Im Seminar „Sympathisch nein sagen“ arbeiten die Teilnehmer:innen zuerst an den inneren Antreibern, die ein Nein schwer machen. Dann üben sie im Rollenspiel, Grenzen zu setzen, ohne die Zusammenarbeit zu belasten, und Verständnis für die eigene Position zu wecken. Behandelt wird auch, was zu tun ist, wenn das Gegenüber das Nein nicht annimmt.
So arbeiten wir daran
Im Baustein „Selbstmanagement, Zeitmanagement, Arbeitstechniken“ legen die Teilnehmer:innen ihre eigene Arbeitswoche offen: Störquellen und Zeitdiebe, Schwerpunkte und Prioritäten, die passende Planungstiefe, Entlastung durch vereinfachte Arbeitsschritte. Welche Kriterien im Vorzimmer für „dringend“ gelten, verabreden sie anschließend mit ihrer Leitung. Für Posteingang und Ablage gehört der Baustein zur Informationsflut dazu.
Die Kölner Reihe in drei Stufen
Im Kölner Programm laufen die Kommunikationsseminare für das Chefsekretariat in drei aufeinander aufbauenden Stufen. Stufe I legt die Grundlage, Stufe II vertieft die Gesprächsarbeit, Stufe III nimmt Konfliktgespräche und das Auftreten vor einer Gruppe dazu. Termine und Anmeldung finden Sie bei den Kölner Seminaren. Das Seminar „Persönliche Arbeitstechniken im Chefsekretariat“ lässt sich unabhängig von den drei Stufen besuchen.
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Rolle, Auftreten und Zusammenarbeit
Die eigene Berufsrolle klären und die Zusammenarbeit mit der Leitung, den Kolleg:innen und den Gästen des Hauses sicher gestalten.
Inhalte und Ziel
- Motivation und Berufsrolle
- Persönlichkeitsstruktur und innere Sicherheit
- Verantwortungsbereitschaft, Selbstständigkeit, Anpassung
- Diskretion, Loyalität und ihre Grenzen
- Zusammenarbeit mit der Leitung
- Umgang mit Besucher:innen und Mitarbeiter:innen
Ziel: Die Teilnehmer:innen in ihrer beruflichen Rolle stärken, Handlungssicherheit im Arbeitsalltag gewinnen und die Grundlagen einer sicheren Kommunikation im Chefsekretariat entwickeln.
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Gesprächstechniken und eigene Wirkung
Die Gesprächsarbeit vertiefen: typische Situationen aus dem Vorzimmer reflektieren und die eigene Wirkung bewusst einsetzen.
Inhalte und Ziel
- Reflexion der Inhalte aus Stufe I
- Gesprächstechniken wirkungsvoll nutzen
- Wahrnehmungskompetenz und aktives Zuhören
- Eigene Wirkungsmittel erkennen und einsetzen
- Sicherer Umgang mit schwierigen Gesprächspartner:innen
Ziel: Die kommunikative Handlungssicherheit vertiefen, die eigene Wirkung bewusster einsetzen und Gespräche im Arbeitsalltag zielgerichtet führen.
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Konfliktgespräche und sicheres Auftreten
Die dritte Stufe baut auf den Stufen I und II auf und geht an die schwierigen Gespräche des Vorzimmers. Im Mittelpunkt steht die Haltung, aus der heraus ein Anliegen wertschätzend und zugleich klar vertreten wird, auch wenn die Positionen auseinandergehen. Dazu kommt das sichere Auftreten vor einer Gruppe, das im Vorzimmer bei Sitzungen und Vorstellungen gefragt ist.
Inhalte und Ziel
- Was wertschätzende Kommunikation bedeutet
- Wie ich zur Klarheit meiner eigenen Position finde
- Wie ich auch schwierige Sachverhalte anspreche
- Wie ich mit negativen Emotionen im Gespräch umgehe
- Sicherheit im freien Sprechen vor einer Gruppe
Ziel: Schwierige Gesprächssituationen wertschätzend und klar gestalten und vor einer Gruppe sicher und souverän sprechen.
Die Bausteine für das Vorzimmer
Die Bausteine lassen sich einzeln belegen oder zu einer Reihe für Ihre Assistenzen verbinden. Eine Gruppe umfasst 8 bis 12, maximal 14 Personen. So bleibt Zeit für eigene Fälle, Übungen und persönliche Rückmeldung.
Gespräche im Haus und nach außen
Für die Gespräche mit der Leitung, mit Kolleg:innen und mit Menschen, die anrufen.
Organisation des Vorzimmers
Für Terminplanung, Posteingang und Ablage und für die Menge an Information, die täglich ankommt.
Referenzen für Chefsekretariate
Häuser aus unserer Referenzliste, die Trainings für ihr Chefsekretariat bei uns gebucht haben.
Städte
- Stadt Ludwigshafen am Rhein
- Stadt Neuwied RP
Kreise
- Kreis Gütersloh NRW
- Kreis Olpe NRW
- Landkreis Darmstadt-Dieburg HE
- Rheinisch-Bergischer Kreis NRW
- Landkreis Osnabrück NI
Landesverwaltung
- Hessischer Städtetag Wiesbaden HE
- Landschaftsverband Rheinland NRW
Kommunale Betriebe
- Entsorgungs- und Baubetrieb Worms AöR RP
Ein Training für Ihr Chefsekretariat
Nennen Sie uns, wie viele Vorzimmer in Ihrem Haus arbeiten und ob Sie an das Kölner Programm oder an ein Inhouse-Training denken. Wir schlagen Ihnen Bausteine, Reihenfolge und Termine vor.
Oder direkt: 0221 29249060institut@udmk.de